組織論を活用したよりよい組織の作り方。多くの組織が抱える課題は？

1．組織と組織論について

はじめに、組織とそれを研究する組織論について解説します。

1-1．組織とは何か

組織とは、同じ目的を持った人々がコミュニケーションを取りながら、協力しあってものごとに取り組む集団です。アメリカの経営学者、チェスター・バーナードは、

• 同じ目的を持つ（組織目的）
• 互いに協力する（貢献の意欲）
• コミュニケーションを取る意思がある（情報の共有）

以上3つを、組織の三要素と定義しました。つまり、この3つがなければたとえ大勢が一か所に集まって同じ作業をしていても、組織とは言えません。

1-2．組織論とは何か

組織論とは、組織を経営する学問の総称です。社会学・心理学・経営学などさまざまな観点からのアプローチがありますが、組織運営のあり方を論ずる学問は20世紀初頭に関心が強まり、そこから多彩な発展をしました。現在の組織論では、組織は外側・内側の両面から混乱・緊張に常に直面していると考えられています。そして、それを解決するためには新しい考え方や行動様式を積極的に選択し、創造的に進化していくことが重要だと考えられるようになりました。

1-3．多くの組織が抱える問題点とは？

1-2でご説明したように、現在の組織は外側・内側の両方から混乱と緊張に直面し続けています。たとえば、昔ならば10年で変わった常識が、今では3年で変わってしまうことも珍しくありません。また、仕事に関する考え方や取り組み方も人によって異なります。組織が大きくなるほど、柔軟な対応を取ったり時代に合わせて変化したりすることが難しいでしょう。また、組織が硬直化し仕事がしにくくなれば、属している人の仕事へのモチベーションも下がってしまいます。

2．組織のあり方

1で解説したように、組織は作って終わりではありません。時代や属する人によって変化し続けることが大切です。組織に人を合わせるのではなく、人に合った組織にすることが重要になります。また、組織には無数の形があり、あるところでうまく運営できている組織が、すべての場所でうまく運営できるとは限りません。

今は海外と日本の組織が比較されることが多いですが、一概に日本の組織がダメで欧米の組織形態に合わせるべき、というのは極論です。大切なのは組織のあり方を一部の人が決めたり伝統を重要視しすぎたりすることではなく、広く意見を聞いて新しいことを柔軟に取り入れることでしょう。

3．よい組織を作る方法について

この項では、よい組織・強い組織を作る方法を解説します。ぜひ、参考にしてください。

3-1．よりよい組織を作るために知っておきたいこと

組織は、大きければいいというわけではありません。大切なのは、1-1でご紹介した組織の三要素を実現できる形を作ることです。また、組織を円滑に運営するためには決まりは必要ですが、規則至上主義になってはいけません。官僚組織は、組織としては完成された形だと言われていますが、組織を維持し問題なく運営することのみに力をそそいでいると、事なかれ主義や権威主義・秘密主義などがまん延してしまいます。

また、組織の中に小組織を作り、互いに競争させることもよくありますが、これも行きすぎると情報の共有ができず、共倒れになってしまうだけでしょう。必要なのは、組織は常に変化させていくものだという認識です。

なお、組織のあり方や強い組織の作り方に関する本はたくさん出版されています。それをうのみにするのではなく、自分の属する組織を運営するために適した方法にアレンジすることも大切です。

3-2．大切なのはコミュニケーションと柔軟性

組織内で情報が共有されていなければ、円滑な運営はできません。しかし、トップにすべての情報がスムーズに集まってくるとは限らないでしょう。トップの下にいる管理職が、自分にとって不都合な情報を報告しないこともあります。また、「情報を共有しなければならない」という意識が薄い人もいるでしょう。現在は、口頭でなくても情報を伝える手段はたくさんあります。トップと末端が自由に意見を交換できるメールシステムなどを作れば、情報の共有もしやすいでしょう。

また、トップが変化を恐れないことも大切です。「今までこれでうまくやってきたのだから、これからもうまくいくはずだ」という考えは捨てましょう。今は、経営者向けの組織学セミナーなども常時開催されています。受講して、新しい知識や考え方に触れることもおすすめです。

3-3．厳しすぎても優しすぎても組織運営はうまくいかない

人を組織のルールに無理やり沿わせるような働かせ方は、現代ではうまくいきません。かといって、トップが部下にこびるような態度を取れば、組織としての統制が取れなくなります。組織には、「2・6・2の法則」があり、どんなによい組織でも2割の優秀な人と、6割の普通の人、2割のやる気のない人が出てくるそうです。つまり、すべての人を同じように働かせることはできません。組織も同じです。2割のやる気に満ちた部署、6割の一般的な部署、2割の活気がない部署が出てきます。

大切なのはやる気に満ちた部署に入れれば伸びる人を、活気がない部署に配属しないことと、活気のない部署の影響がほかの部署に出ないようにすることです。そのためには、定期的に組織自体を見直し人の異動を行いましょう。

4．組織論に関するよくある質問

Q．組織論を学べば、よりよい組織や強い組織を作ることができますか？
A．組織論を学ぶことにより、よい組織の作り方は分かるでしょう。しかし、単に学んだことを実践するだけでなく、自分で試行錯誤することも大切です。

Q．組織の下位に属していれば、組織を変えるチャンスなど与えられないのでは？
A．確かにそうですが、出世によって組織の上位に上がることもできるでしょう。組織の変革は一朝一夕では行えません。組織の上位になったとき、組織を改革できるように今のうちから改善点などを考えておくといいですね。

Q．トップが「自分についてこい」という組織は、よくないのでしょうか？
A．トップが決定権を一手に握る方法は、小集団ならばうまくいくこともあります。しかし、集団が大きくなるほどトップがすべての権限を握ることは難しくなるでしょう。その際、同組織を変えていくかが大切です。

Q．それぞれが自己責任で仕事を行っていれば、組織など必要ないように思えます。
A．いいえ。ひとりでできることには限りがあるでしょう。大きなことを成しとげるためには組織が必要です。

Q．組織の風通しをよくするにはどうしたらいいでしょうか？
A．トップがまず話を聞く姿勢を作ることが大切です。部下の意見を否定してばかりでは、やがて意見を言う人はいなくなります。

まとめ

いかがでしたか？ 今回は組織論や強い組織を作る方法などについて解説しました。組織論も時代によって変わっていきます。組織論を参考に組織を変革したい、新しく作りたいという場合は随時、最新の組織論を学ぶ姿勢が大切です。