オフィスを整理整頓するメリットは？ やり方と共に解説！

1．オフィスを整理整頓する重要性

はじめに、オフィスを整理整頓するメリットや仕事との関係を紹介します。

1-1．整理整頓されたオフィスなら仕事の効率が上がる

整理整頓されたオフィスは、どこに何があるかすぐに分かります。資料を探したりイレギュラーな仕事の準備をしたりする時間も最低限で済むでしょう。つまり、「仕事以外に割く時間」が少なくなることで、仕事が滞ることがなくなり効率化が期待できます。

1-2．整理整頓はセキュリティー強化につながる

会社には、顧客情報をはじめとしてさまざまな社外秘の情報が集まります。これらが万が一社外に流出すれば、会社の信用は大きく低下するでしょう。整理整頓が行き届いていれば、大切な書類が紛失したり、処分に注意が必要な書類を無造作に捨ててしまったりするリスクも低下します。また、パソコン内も同様です。重要なファイルを一か所にまとめて置いたり、保管するパソコンを決めておいたりすれば、セキュリティー強化につながるでしょう。

1-3．オフィスのキレイさはやる気にもつながる

散らかった家と同様に、乱雑なオフィスはやる気を低下させます。出勤してまず行うことが作業スペースの確保であったり、仕事で必要な書類やファイルを探すことだったりしたら、やる気は大幅に低下してしまうでしょう。すがすがしい気分で出社し、すぐに仕事に取りかかるためにも、整理整頓は重要です。

1-4．共有物がどこにあるか従業員すべてが把握している状態が理想

オフィスの整理整頓は、見た目がキレイなだけでなく従業員全員が共有物の置き場所と片付け方を把握することが目的です。そうすれば、仕事で必要な書類が行方不明になったり、不要なものがいつまでも収納スペースを独占したりすることもなくなるでしょう。また、定期的に不要物を捨てる習慣がつけられればなお良いですね。なお、名著「トヨタの片づけ」では、整理整頓の定義を「必要なものを必要なときに必要な量だけ、いつでも取りだせる状態にすること」と定めています。

2．オフィスの整理整頓の基本

この項では、オフィスを整理整頓する基本的な方法を紹介します。

2-1．整理整頓の第一歩は不用品を捨てる

整理整頓は、机の上を何もない状態にし、整理棚に美しく書類を並べることではありません。必要なものを必要なときに取りだせるようにすることです。ですから、まずは共有物のうち明らかに不要なものを捨てましょう。何年も前の仕事の資料や、規格が変わって使い道がなくなった事務用品、終了した仕事の書類など、「もう絶対に使わない」というものを捨てるだけで、ものが少なくなり、管理しやすくなります。

2-2．保管するものと保存するものを分ける

仕事に必要なものの中でも、毎日使うものとめったに使わないけれど必要なものがあります。毎日使うものはすぐ取り出しやすい場所、めったに使わないけれど必要なものは別室に置くなど、使う頻度によって収納場所を決めましょう。収納場所が狭い場合は、データ化が可能なものはパソコンの中に保管しておくという方法もあります。モデルルームのようなオフィスを目指すより、使うものがすぐ取りだせるオフィスの方が働きやすいでしょう。

2-3．従業員全員が出し入れしやすいレイアウトにする

従業員全員が使うものは、一番出し入れしやすいところに配置しましょう。見た目より出し入れのしやすさを優先したほうが、整理整頓した状態を保つことができます。パソコン内ならば、共有ファイルは一番目立つようなアイコンにしてもいいでしょう。紙の書類ならば、どこにどんな書類が入っているか、ファイルの背表紙に記載しておけばいいですね。

2-4．共有物は勝手に処分しない

オフィスでは、共有物を勝手に処分しないように心がけましょう。自分にとって必要ないものでも、誰かにとっては必要かもしれません。しかし、「今は不要だけど、判断がつかない」というものも出てくる可能性もあります。そのようなものは一時的にまとめておき、大掃除のときなどに改めて従業員全員で確認してから捨ててもいいでしょう。

3．オフィスの整理整頓方法

この項では、すぐにできるオフィスの整理整頓方法を紹介します。ぜひ、参考にしてください。

3-1．まずは自分の机から整理を始める

オフィスの整理整頓は、まず自分の机から始めましょう。共有スペースを整理整頓するには、人手と時間が必要ですが、個人のスペースならば、仕事の合間に少しずつ進められます。まず、不用品を捨てる、パソコンの不要なファイルを削除するところから始めましょう。

3-2．机の引き出しには、現在行っている仕事の書類や道具だけを入れる

机の引き出しに入れる書類や道具は、今の仕事に関係あるものだけにしましょう。そうすれば、必要な書類が行方不明になることもなく、管理もしやすくなります。一般的な事務机の場合、資料などの書類は項目別にファイリングし、向かって右下の一番大きな引き出しにまとめましょう。文具類は一番右上の引き出しがおすすめです。

3-3．資料として取っておく書類は置き場所を決める

資料として取っておきたい書類は、保管期限を決めて置き場所を作りましょう。部署全体で1人あたりこのくらい、とスペースを決めれば、それ以上取っておきたい場合は古いものから整理していけます。個人の書類は個人で管理するように心がけましょう。

3-4．パソコン内もフォルダー分けしておく

パソコン内は、今行っている仕事、資料としてしばらく取っておく情報やデータなど、フォルダーに分けて保管しておきましょう。なんでも無造作に保管しておくと、収拾がつかなくなります。終わった仕事は順次別の場所に移し、必要なくなったら削除しておけば、パソコン内も快適です。

3-5．共有部は朝の10分間で整理していく

共有部の整理は、朝10分だけ時間を作り少しずつ整理していきましょう。このくらいならば、全員で時間が取れるはずです。まずは不用品から片付けていけば、数日後にはすっきりするでしょう。文具品など個人で整理しやすいものは、当番を決めて毎日整理し続けてもいいですね。大掃除などに取れる時間があるならば、一気に整理整頓してもいいでしょう。

3-6．ものの置きの場設計図を作成する

ものの置き場をあらかじめ決めておけば、整理整頓がスムーズに進みます。代表者が設計図を描き、それを皆で共有しましょう。また、定期的に見直せば整理整頓した状態を保つことができます。

4．オフィスの整理整頓に関するよくある質問

この項では、オフィスの整理整頓に関する質問を紹介します。

Q．ロッカーや私物の整理整頓はどうしたらいいですか？
A．ロッカーは個人のものですから、一度ものを全部出して使うものだけを収納しましょう。また、現在は私物持ち込み可の職場が増えていますが、管理できないほど大量の私物を持ち込まないようにすることが大切です。

Q．飲食物の置き場なども決めたほうがいいでしょうか？
A．飲食物を置くのは、机の上に何もないときだけ、などのルールを決めるといいですね。また、マグカップではなくキャップ付きのペットボトルだけを用いるなどすれば、こぼれる心配もなくなります。

Q．書類などは管理者を決めて、定期的に捨てたりしたほうがいいでしょうか？
A．定期的に不要になる書類が数多くある場合は管理者を置いてもいいですね。

Q．激務の職場で、整理整頓する暇がありません。
A．365日激務の職場は少ないと思うので、閑散期を狙って整理整頓を行いましょう。毎日5分でも職場の共有部や個人の机回りを見渡して不用品を捨てていけば整理整頓ができます。

Q．収納棚などを増やせば片付くでしょうか？
A．収納グッズを増やすのは最終手段と考えてください。

まとめ

今回は、オフィスを整理整頓するメリットや方法を紹介しました。自宅と異なり自分のペースで整理整頓を行うのが難しい場合もありますが、机の回りなら比較的自由に整理できるでしょう。1人が整理整頓を始めれば、従業員全員がつられて行うこともあります。