会議室のレイアウトにはどんな効果がある？ 目的別のパターンを紹介！

1．レイアウトが会議に与える影響

最初に、レイアウトが会議にどんな影響を与えるか見ていきましょう。

1-1．会議の生産性が高まる

会議室のレイアウトを工夫することで、会議の生産性が高まります。会議は、何らかの目的があって開かれるものです。せっかく会議を開いても、目的を達成せずに終わったのでは意味がありません。会議の時間を無駄にしないためにも、目的に沿ったレイアウトをすることが必要です。

1-2．参加者の意識が変わる

会議室のレイアウトが適切だと、参加者の意識が変わります。会議の内容を把握しやすく議論に参加しやすいので、当事者意識が高まるからです。参加者の意識が低ければ、会議で思うような効果を出すことができません。会議室のレイアウトを工夫し、参加者が積極的に会議に臨める環境を整えましょう。

2．会議室をレイアウトするポイント

会議室をレイアウトするポイントを詳しく解説します。 

2-1．会議の目的や内容に合っているか

会議室のレイアウトは、会議の目的や内容に合っているかが重要です。たとえば、会議の参加者に対して特定の内容を報告したいのか、意見を活発に交わしてもらいたいのかでは、適するレイアウトが異なります。レイアウトが悪いと、想定した効果を得られないことが多いので注意しましょう。

2-2．会議室の広さに対応できるか

会議室の広さに対応できるかどうかもチェックする必要があります。会議の目的に適したレイアウトであっても、会議室が狭いなどの理由で物理的に実現できないことがあるからです。机やイスの大きさ・参加予定人数なども考えて、ベストなレイアウトを考えてみてください。

3．会議室におすすめのレイアウト7選

会議室におすすめのレイアウトを7選ご紹介します。

3-1．スクール形式

スクール形式とは、司会者席に対面するようにすべての机とイスを並べるレイアウトです。報告会やセミナーなど、主に司会者が参加者に対して話をして参加者がメモをするといった内容に向きます。スクール形式は、参加者が多数の場合でも対応しやすい点がメリットでしょう。反対に、ブレーンストーミングなど参加者同士が活発に意見を交わすケースには向きません。

3-2．シアター形式

シアター形式とは、スクール形式からテーブルを取り払ったレイアウトです。机がないことで、シアター形式より多くの参加者に対応できます。入学式・入社式のように、参加者が筆記を必要としない場合などにおすすめです。また、スクール形式よりフランクな雰囲気になるため、新製品の発表会や記者会見などにも多く採用されています。

3-3．コの字形式

コの字形式とは、机をコの字型に並べ、周辺にイスを並べるレイアウトです。コの字の開いた方向にホワイトボードやスクリーンを配置することになります。たとえば、プレゼンテーションなど、全員が一つの議題に集中する必要があるときなどに最適です。ただし、机をコの字型に配置するには比較的広いスペースが必要になるため、会議室が狭いと対応しにくいのがデメリットになります。

3-4．ロの字形式

ロの字形式は、机をロの字型に並べて周囲にイスを配置するタイプのレイアウトです。大人数で一つの議題について確認したり、意見を交換したりするケースに向きます。たとえば、役員会議や営業会議などは、ロの字形式がおすすめです。ただし、参加人数が多くなるほど、真ん中のデッドスペースが広くなるのがデメリットといえます。

3-5．対面形式

対面形式とは、机を挟んで両サイドに1列ずつイスを並べたレイアウトです。同じ側に座った人たちの結束感が強まることから、2社間で商談を進める際などによく見られます。ただし、大人数になると同列であっても結束感が薄れてしまい、コミュニケーションしづらくなるので注意が必要です。対面形式でレイアウトする場合は、両サイドで合計8人程度までにしておきましょう。

3-6．島型形式

島型形式とは、複数のグループに分けて机とイスを並べるレイアウトのことです。島型形式は、少人数のグループに分けてディスカッションするのに向きます。島ごとの交流が深まり、活発に意見を交わしやすくなるのがメリットです。なお、並行して全体発表を行う場合は、島のレイアウトをコの字型にするとよいでしょう。

3-7．正餐（せいさん）形式

正餐形式とは、円卓を用意して周囲にイスを並べるタイプのレイアウトです。正餐形式でレイアウトすると、参加者同士が親しみを感じやすく、なごやかな雰囲気で会議を進めることができます。新しいプロジェクトの立ち上げなど、メンバーの顔合わせをするときにおすすめです。ただし、席次が分かりにくいのがデメリットになります。一般的には、会議室の入り口から遠いほうを上座と考えてください。

4．会議室のレイアウト効果に関するよくある質問

最後に、会議室のレイアウト効果に関する質問に回答します。それぞれ参考にしてください。

Q．会議がまとまらないのはレイアウトが悪いせい？
A．確かに、レイアウトが悪いことも一つの理由です。しかし、レイアウト以外にも原因がないか、そのほかのこともきちんと振り返って改善することが必要でしょう。

Q．会議室のレイアウトを変更したら参加者からクレームが出たのですが？
A．まずは、クレームの内容に耳を傾けてみましょう。よかれと考えてレイアウトしても、参加者からクレームが出るのなら、再検討する必要があります。次に同様の会議を開く際、指摘された問題点が解消できるようレイアウトを変更してみてください。

Q．レイアウトしやすい机の特徴は？
A．シンプルな長方形の事務机がベストです。凝ったデザインの机はデッドスペースが多く発生するほか、レイアウトのパターンが制限されるため、活用しにくくなります。

Q．会議室のレイアウトを変更しても効果が出ない原因は？
A．以下のようなことが考えられます。

• 室温・照明などが会議に適していない
• 机やイスが使いづらい
• 変更したレイアウトが会議の目的に適していない

Q．スクール形式やシアター形式では後ろの席の人が見づらいのでは？
A．確かに、後ろの席の人にとっては、ホワイトボードやスクリーンが見づらくなることが想定できます。そのため、参加者でも特に重要な人には、なるべく前の席に座ってもらうことが大切です。また、後ろの席の見づらさをカバーするために、重要な部分をスクリーンで拡大表示したり参考資料を配布したりすることをおすすめします。

まとめ

今回は、会議室のレイアウトについて詳しく解説しました。会議の効果を高めるためには、目的に沿ったレイアウトにすることが大切です。レイアウトしだいで、会議の生産性が高まり、有効な時間にすることができます。まずは、どんな会議にどんなレイアウトが適しているか理解し、活用してみてください。なお、会議室の広さや条件によっては、理想のレイアウトが実現できないこともあります。しかし、必ずしも一つのレイアウトだけが正解ではありません。そのほかのレイアウトを試したり、机やイスの配置をアレンジしたりしてみてください。