書類整理のアイデアは？ 大量の書類が簡単＆スッキリ片付くコツ！

1．書類整理はなぜ必要？

最初に、書類整理がなぜ必要なのか見ていきましょう。

1-1．書類がたまりやすいのは理由がある

書類がたまってしまう理由には、以下のようなものがあります。

• 整理する時間がない
• 整理が苦手
• 書類が多すぎる
• 収納スペースが足りない
• 収納方法が分からない

1-2．必要な書類が見つからないなどデメリットがたくさん

書類を整理しないと、デメリットがたくさんあります。主なものは、以下のとおりです。

• 必要な書類がすぐに見つからない
• 書類をなくしやすくなる
• 仕事の効率が下がる

1-3．機会損失を防ぐためにも書類整理が必要

書類整理は、機会損失を防ぐために必要なことです。特にビジネスの場では、重要な書類・期限のある書類を紛失したり失念したりすると、重大な損失につながることがあります。また、書類を探すことに時間と労力を使うのは、とても無駄なことです。機会損失を防ぎ、無駄を省いてスムーズに作業をするためにも書類整理を進めましょう。

2．書類整理の基本ルールと方法

書類整理の基本ルールや主な方法を見ていきましょう。

2-1．不要な書類は処分する

不要な書類は適宜処分し、ためこまないようにしましょう。書類の量が減ると、収納スペースも少なくて済み、片付けやすくなります。すでにある大量の書類も仕分けして、不要なものは処分してください。たとえば、以下のような書類は不要です。

• 見積書や請求書などで有効期限が切れている
• 「とりあえず」保管しておいたが使わない
• 原本を保管する必要がないもの（デジタルデータ化済みなど）

2-2．書類の収納場所を決める

書類の整理では、定位置を決めて収納することも大切です。机の上・机の引き出し・共有キャビネットの中など定位置を決め、使ったら戻すことにすると散らかりません。また、どこにどんな書類があるか分かりやすいので、必要なときにすぐ取り出すことができます。仕事の効率もグンとアップするので、おすすめです。

2-3．種類・目的ごとに分ける

書類整理は、種類や目的ごとに分けることも大切です。種類や目的ごとに分けて収納してあれば、必要なときにすぐ見つかります。ファイルやフォルダーを色分けして区別し、必要に応じてラベリングしておくと分かりやすいでしょう。同じ種類・目的のものは、なるべく同一のファイルボックスに入れて管理するのもポイントです。

2-4．立てて収納する

書類は上に積み重ねるのではなく、立てて収納しましょう。立てて収納することで、たくさんの書類を収納できるだけでなく、取り出しやすさも確保できます。ファイルボックスやファイルを上手に使い、きちんと仕分けして収納すれば見やすくなるでしょう。机の下側の引き出しも、書類を立てて収納することを徹底すると、書類の出し入れがスムーズになり、机の上に出したままにしなくて済みます。

3．オフィスにおける書類整理のアイデアは？

オフィスの書類整理でおすすめのアイデアをいくつかご紹介します。

3-1．書類の内容と収納先をリストアップする

オフィスの書類は、内容と収納先をリストアップしておくと便利です。どこにどんな書類が保管してあるか一覧にしておくと、必要なときにすぐ取り出せて業務の効率化に役立ちます。リストアップしたものを共有化しておけば、出張や休暇などで担当者が不在の場合でも、ほかの人が探し出すことができるでしょう。なお、リストの内容は定期的に更新してください。

3-2．書類整理のルールを作り共有する

オフィスの書類整理では、社員共通のルールを作って共有することも大切です。社員それぞれが書類を扱うときにルールを守ることができれば、大きく散らかることはありません。また、大掃除などの際にも、共通認識があると作業分担がしやすくなるのもメリットです。書類整理のルールは、いったん社員にメールや会議で知らせた後、必要なときにいつでも参照できるよう、サーバーなどにデータを置いておくといいでしょう。

3-3．1週間に1回書類整理の時間を作る

多忙なほど、書類整理ができているかどうかで仕事の効率が違ってくるものです。そこで、1週間に1回書類整理の時間を作って集中作業することをおすすめします。急ぎの書類以外は、保留用トレイに入れておき決まった時間に整理しましょう。書類がたまりにくく、常にスッキリしたオフィスの環境を維持できます。

3-4．デジタルデータ化する

書類はなるべく紙で残さず、デジタルデータ化しておきましょう。書類をスキャンしてデジタルデータ化しておけば、保管場所を取らずに済みます。また、コピーや移動が楽にでき、社員で共有することで業務効率も上がるでしょう。特に、業務マニュアルや申請書のひな型などは、デジタルデータ化することをおすすめします。

4．家庭における書類整理のアイデア

家庭における書類整理のアイデアを詳しく見ていきましょう。

4-1．郵便物やチラシは即日処理・処分する

郵便物やチラシは、届いたその日に開封・処分しましょう。急ぎのものや重要なものは、開封後内容を確認したら別途保管してください。ダイレクトメールなど不要なものは、すぐに処分すればたまることもありません。

4-2．一定期間入れておく箱やトレイを用意する

忙しくて毎日書類整理する時間がないのなら、一定期間書類を入れておく箱やトレイを用意し、定期的に中身をチェック・処分するといいでしょう。レシートのように小さな書類は、別途小型のファスナーポーチや封筒に入れておくと紛失を防ぐことができます。なお、書類を入れておく期限は1週間程度までにし、長期間入れたままにしないでください。可燃ゴミの前日にチェックすれば、不要な書類をすぐにゴミに出すことができて便利です。

4-3．大きな封筒やファイルに入れて仕分ける

大きな封筒やファイルをいくつか用意し、目的ごとに分けて入れておくといいでしょう。透明なものを使うと、何が入っているか分かりやすいので便利です。また、封筒やファイルはファイルボックスを使うことで、バラバラにならず収納・保管できます。書類整理に必要なアイテムは100円ショップなどでも入手できるので、チェックしてみてください。

4-4．定期的に不要な書類を処分する

3か月ごとなど、定期的に不要な書類を処分することで、書類があふれずに済みます。封筒やファイルがいっぱいになる前に処分すれば、常にスッキリとした状態を維持できるでしょう。また、原本で残さずとも、スマホで撮影して画像化・保存することも可能です。たとえば、町内会のお知らせなど情報として保管しておきたいものなどにおすすめします。

5．書類整理のアイデアに関するよくある質問

最後に、書類整理のアイデアに関する質問に回答します。それぞれ参考にしてください。

Q．書類整理に必要な時間は？
A．最初にしっかり整理しておけば、普段は10分程度で済むはずです。時間がかかりすぎると感じるときは、改めて整理方法の見直しを行ってください。

Q．重要な書類の紛失を避けるアイデアは？
A．重要書類専用のフォルダーに入れ、机の一番上の浅い引き出しに入れておくと、ほかの人が間違って持っていくのも防げておすすめです。また、ゴミ箱の近くに書類を置くのもうっかり捨ててしまいやすいのでやめましょう。

Q．書類を色別に分けて整理しても使いづらいのですが？
A．書類の分類に問題がある可能性があります。分類方法を見直して、使いやすく変更してください。また、色を多く使いすぎると反対に混乱を招くため、5色程度までにするといいでしょう。

Q．付せんを使って書類整理をするメリット・デメリットは？
A．ごく少量の付せんを使う場合は、すぐに書類を見つけやすくなる・メモ書きを残せるなどがメリットです。デメリットは、たくさん使うとゴチャゴチャして見づらくなること・外れてしまうと意味がないことなどでしょう。

Q．機密書類を整理するときの注意点は？
A．以下の点に注意してください。

• 関係者以外が見られないようにする
• 定期的にチェックして紛失・情報流出を防ぐ
• 処分するときは慎重に裁断もしくは業者に依頼して溶解する

まとめ

今回は、書類整理のアイデアについて詳しく解説しました。書類が散らかっていると、作業効率がグンと下がってしまいます。まずは、目的に合わせて書類を整理し、見やすく使いやすい状態に整えましょう。不要な書類を処分し、ためないようにするためには、書類整理のルールを決めることも大切です。ルールに沿って書類を整理する習慣がつけば、いつでもスッキリ片付いた状態を維持できます。