タイムマネジメントスキルを高めるコツは？ 時間に追われない仕事管理術
忙しくて、就業時間内に仕事が終わらない、と悩んでいる人は多いことでしょう。また、スキルアップのために資格の勉強などをしたいけれど、仕事が忙しくて全く時間が取れない、という人もいます。しかし、このような人の中には単に時間の使い方がうまくいっていないだけ、という人もいるでしょう。限られた時間を最大限有効活用するために必要なのが、タイムマネジメントです。
今回は、タイムマネジメントの方法やコツなどを解説します。
この記事を読めば、より仕事を効率よく行えるようになるでしょう。興味がある人は、ぜひ読んでみてくださいね。
1．タイムマネジメントの基礎知識
はじめに、タイムマネジメントの定義や上手なやり方などを解説します。一般的なスケジュール管理と何が違うのでしょうか？
1-1．タイムマネジメントの定義
タイムマネジメントとは、日本語訳すると「時間管理」となります。スケジュール管理ならすでに行っているという人は多いと思いますが、スケジュール管理とは、「この日にこのような予定がある」と認識したり、調整をしたりすることです。たとえば、明日の午後3時に面会を申し込まれたが、その日は会議だったので別の日にしてもらった、というものがスケジュールになります。
タイムマネジメントとは、現在、自分がこなさなくてはならない仕事を把握し、時間を割り振っていくことです。
1-2．タイムマネジメントのやり方
タイムマネジメントは、仕事の内容を2つに分類するところからはじめます。
1つは、アポイントメントです。この仕事は、会議や面談などで、自分の都合では時間を勝手に動かすことはできません。
もう1つは、タスクです。こちらの仕事は、事務仕事や資料の作成など、ある程度自分のペースで進めることができます。
就業時間のうち、アポイントの時間を除けば、タスクにどれだけの時間を使えるか分かるでしょう。そのタスクの時間に今自分が抱えている仕事を、優先順位の高い順から割り振っていきます。そうすれば、「仕事がたくさんあるけれど、どこから手をつけていいか分からない」などと、悩むことはありません。また、自分が自由に使える時間の量がはっきりと分かりますから、どうすれば仕事を効率的に進められるかも考えやすいでしょう。
これは、タイムマネジメントの一番基本的なやり方です。これをベースに、自分がやりやすい方法を考えてください。
1-3．タイムマネジメントのメリット
タイムマネジメントを行うことで、
- 1日のうち、自分が自由に仕事ができる時間
- 自分が抱えている仕事の量
- 仕事の優先順位
などが分かってきます。また、タイムマネジメントを続けていれば、自分が仕事を終えるまでにかかる時間も、おおよそ分かってくるでしょう。そうすれば、「今使える時間はこのくらいなので、この仕事をやってしまおう」という考え方ができます。仕事が忙しくなってくるほど仕事に使える時間の管理が難しくなり、何から手をつけたらいいのか把握しにくくもなるでしょう。タイムマネジメントを行っていれば、今自分が抱えている仕事の量が分かるので、あとどのくらい仕事を引き受けられるのかも明白です。オーバーワークにもなりにくくなります。
2．タイムマネジメントがうまくいきにくい理由
さて、ここまでタイムマネジメントのメリットなどを説明してきました。しかし、いざ実践してみるとうまくいかない、という人も多いのです。そこで、この項では、うまくいかない理由の代表例を説明します。なぜ、うまくいかないのでしょうか？
2-1．スケジュールをつめ過ぎる
タイムマネジメントを行う際、時間を細かく区切って仕事の計画を立ててしまう人は、珍しくありません。しかし、あまりスケジュールをつめ過ぎると、急な仕事が1つ入っただけで、計画が立ち行かなくなってしまうでしょう。
2-2．突発的な仕事がたくさん入ってしまう
職種によっては、いきなり「大至急、これをやっておいて」と急ぎの仕事が入りやすいものもあります。これが、毎日のように続くと、タイムマネジメントの意味を感じられなくなってしまうでしょう。
2-3．自分の能力を把握していない
タスクをこなすスピードは、人によって異なります。また、得意な仕事はサクサク進むけれど、苦手な仕事は全く進まないということは珍しくありません。自分が仕事をこなせるスピードを把握していないと、無理な計画を立ててしまいがちです。
2-4．タイムマネジメントを立てるだけで満足してしまう
せっかくタイムマネジメントを行っても、実際に仕事で活用しなければ意味がありません。計画を立てたら、必ず実行しましょう。
3．タイムマネジメントを上手に行うコツ
2．で解説したことを踏まえて、タイムマネジメントをうまく行うためには、以下のようなことに気をつけましょう。
- スケジュールは余裕を持ち、ざっくりと立てる（何時までこの仕事、と細かく割りふらない）
- 突発的な仕事は、従業員で分担するとよい（タイムマネジメントを職場全体で行えば、割り振りも不公平感がなく行える）
- オーバーワークだなと思ったら、それ以上仕事を引き受けない
- 残業ありきでタイムマネジメントを行わない
- 計画を立てたら実施する
4．タイムマネジメントに関するよくある質問
Q．タイムマネジメントは、職場全体でやらなければ意味がないでしょうか？
A．いいえ。1人でも意味はあります。また、成果が出れば職場全体に自然とタイムマネジメントが広がっていくでしょう。
Q．タイムマネジメントは、ビジネス以外でも行えますか？
A．はい。たとえば、家事もタイムマネジメントを使えば効率よく行えるでしょう。
Q．タイムマネジメントに有効なツールなどはありますか？
A．タイムマネジメントに活用できるスマートフォン用のアプリなども多数開発されているので、ぜひ利用してみましょう。
Q．どんな仕事にも、タイムマネジメントは活用できますか？
A．もちろんです。時間の使い方を管理する方法ですから、仕事だけでなく休日を有効活用したい場合も利用してみましょう。
Q．タイムマネジメントはがどうしてもうまくいきません。
A．まず、自分が抱えている仕事の量を見直してみてください。自分の能力を超える量の仕事をしていれば、どんなにタイムマネジメントをしても、うまくいきません。
5．おわりに
いかがでしたか？ 今回は、タイムマネジメントのやり方やうまくいくコツなどを解説しました。タイムマネジメントは、単に時間を管理するだけでなく、従業員1人1人が抱えている仕事の量や、従業員が仕事をこなすペースなども把握できます。管理者がそれを理解すれば、より効率的な仕事の分配方法も分かるでしょう。職場全体で実施してみるのも一つの方法です。
